Verantwortliche/er Administration und Finanzen (m/w/d)

Hierarchische Zuordnung: Geschäftsleitung
 

Unternehmenskontext

Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Organisationsstruktur suchen wir eine/n Verantwortliche/n Administration und Finanzen (m/w/d).

In unserem multikulturellen Unternehmensumfeld (Deutsch, Französisch, Luxemburgisch) im Bereich Installation und Wartung von HVAC-/HLK-Anlagen verbindet diese Position operative Steuerungsaufgaben, ein konsequentes und präzises Controlling sowie bereichsübergreifende Koordination und Überwachung administrativer und finanzieller Prozesse.
 

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Leitung Administration und Finanzen trägt die Verantwortung für die Überwachung und Steuerung der vier zentralen Säulen unserer Verwaltung:
 

1. Allgemeines und operatives Management

• Steuerung der gesamten administrativen Organisation sowie Sicherstellung der operativen Unterstützung im Tagesgeschäft (IT, Veranstaltungen, Fuhrpark, Betriebsmittel und Ausstattung).
• Führung des Verwaltungsteams: Koordination und Verteilung der Aufgaben, Förderung der fachlichen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden sowie Organisation von Abwesenheiten und Vertretungsregelungen.
• Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse, Lösung bereichsübergreifender Fragestellungen sowie Eskalation von Hindernissen und kritischen Themen an die Geschäftsleitung.
• Operative Unterstützung der Geschäftsleitung durch die Erstellung von Analysen, Bewertungen und fundierten Entscheidungsgrundlagen.
   

2. Controlling, Finanzen & Audit

• Steuerung des Projektcontrollings: Analyse von Abweichungen (Kosten, Erlösen und Margen), Überarbeitung der Prognosen, Validierung der Projektlaufzeiten sowie Kontrolle der Kosten nach Projektabschluss.
• Schnittstelle zwischen Finanzen und operativem Geschäft: Abstimmung der Buchhaltungsdaten mit dem Projektmanagement sowie Überwachung der Zahlungs- und Liquiditätsströme (Bankgarantien, Sicherheitseinbehalte.
• Zentrale Koordination der Finanzprüfung in Zusammenarbeit mit unserem externen Wirtschaftsprüfer (Pre-Audit im November und Jahresabschlussprüfung im März/April), einschließlich der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen sowie der Erläuterung und Plausibilisierung der zugrunde liegenden Daten.
   

3. Aufsicht über Buchhaltung und Personalwesen – (Im Tandem)

• Sicherstellung einer regelmäßigen und fristgerechten Rechnungsstellung an die Kunden.
• Organisation des Mahnwesens und Überwachung des ordnungsgemäßen Einzugs offener Kundenforderungen.
• Sicherstellung der Zahlungszyklen sowie der systematischen Nutzung von Lieferantenskonti.
• Kontrolle und abschließende Freigabe der Eingangsrechnungen des Verwaltungsbereichs.
• Supervision der Personaladministration: Kontrolle der Arbeitszeiterfassung gemeinsam mit dem zuständigen Team vor der Übermittlung an die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei der Erstellung personalbezogener Schreiben und Arbeitsverträge sowie Schnittstellenfunktion zum Betriebsrat.
• Jährliche Festlegung der Verrechnungssätze, insbesondere für die Abrechnung von Projektstunden.
   

4. Systemadministration, rechtliche Verwaltung, allgemeine Dienste und bereichsübergreifende Projekte

• Administration des ERP-Systems LABEL: Verwaltung von Zugängen und Berechtigungen sowie Durchführung der Monats- und Jahresabschlüsse.
• Überwachung vertraglicher Verpflichtungen und gesamtheitliche Verwaltung der Versicherungen (einschließlich der Bearbeitung von Schadensfällen auf Baustellen und an Gebäuden).
• Fachliche und disziplinarische Führung sowie Kontrolle des Fuhrparkmanagements (Fleetmanagement).
• Steuerung des Qualitätsmanagements gemäß ISO 9001 sowie Leitung bereichsübergreifender Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung, insbesondere zur weiteren Digitalisierung des Unternehmens.
   

Anforderungsprofil und erforderliche Qualifikationen

Sprachkenntnisse

• Aufgrund des stark multikulturellen Umfelds unseres Unternehmens und der täglichen Zusammenarbeit mit den verschiedenen Teams muss die gesuchte Person Deutsch und Französisch zwingend sprechen und verstehen. Kenntnisse der luxemburgischen Sprache sind ein zusätzlicher Vorteil.
   

Fachliche Kompetenzen (Hard Skills)

• Fundierte Ausbildung sowie nachgewiesene Berufserfahrung in den Bereichen Finanzmanagement, Controlling – idealerweise im Projektgeschäft – und Rechnungswesen.
• Beherrschung der Vorbereitungs- und Nachweismethoden bei Finanzprüfungen (z. B. Umgang mit Wirtschaftsprüfern).
• Erfahrung in der Personaladministration sowie im Vertragsrecht und/oder Versicherungsmanagement.
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit ERP-Systemen; Erfahrung in der Administration von Software wie LABEL ist von Vorteil.
   

Persönliche und soziale Kompetenzen (Soft Skills)

• Ausgeprägte Führungskompetenz zur Leitung, Koordination und Weiterentwicklung eines vielseitigen Teams.
• Kritisches Denkvermögen und ausgeprägte analytische Fähigkeiten zur Bewertung und Hinterfragung von Finanz- und Wirtschaftsdaten.
• Sehr ausgeprägtes Organisationstalent, das eine klare Trennung der Rollen zwischen Ausführung, Kontrolle und Freigabe gewährleistet.
• Hervorragende abteilungsübergreifende Kommunikationsfähigkeiten (Fähigkeit, buchhalterische, administrative und fachliche Sichtweisen miteinander zu verknüpfen).
   

Sind Sie interessiert? Dann senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf an:

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35, rue Gabriel Lippmann
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